Книга Учета Движения Трудовых Книжек Законодательные Требования И Правила Оформления В 2023 Году

Документ, подтверждающий статус работающего гражданина – трудовая книжка – выдается при оформлении работников и хранится у работодателя. Все передвижения этого документа должны фиксироваться в специальном регистре – книге/журнале учета движения трудовых книжек. Аналогично самим трудовым книгам, положено учитывать вкладыши к ним.

Законодатель не делает разницы между организациями по величине финансовых оборотов или численности персонала – обязанность вести регистр учета трудовых формуляров одинакова и для огромной корпорации, и для мини-предприятия со скромным штатом.

Имейте в виду: проверка, проводимая трудовой инспекцией, начинается с просмотра обязательных регистров, в том числе книги/журнала учета движения трудовых документов. Отсутствие ее чревато наложением немалого штрафа – от 30 до 50 тысяч рублей.

Журнал/книга учета может быть изготовлена типографским способом, такой регистр можно купить в специализированных магазинах. Организация вправе использовать журнал, изготовленный самостоятельно, но при этом обязательно выдерживание всех необходимых атрибутов.

Принцип организации учета

Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс.

Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь.

В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.

При смене лица, назначенного приказом в качестве ответственного за ведение книги учета, необходимо соблюсти следующую процедуру:

• составить акт приема-передачи рудовых книжек и вкладышей, хранящихся на предприятии (в том числе и незаполненных бланков);
• оформить новый приказ о назначении уполномоченного работника.

В акте необходимо отразить и количество книжек лиц, ранее уволенных из компании, но не востребовавших свои документы на момент оформления приема-передачи.

Оформление книги учета

Журнал учета трудовых книжек предстоит вести весь период существования субъекта хозяйственной деятельности, поэтому регистр надлежит оформить соответствующим образом:

• облачить журнал в жесткий переплет;
• пронумеровать по возрастающей;
• прошить и опломбировать книгу, заверить сургучом или номерной разовой пломбой. Шнур для прошивки закрепляется на последней странице журнала с двух сторон – изнутри и снаружи.

Число листов фиксируется на задней обложке на приклеенном листке бумаги и удостоверяется визой руководителя.

Правила заполнения регистра

В книге учета трудовых книжек подлежит заполнению 13 колонок, каждая из которых имеет свое предназначение:

• в столбце 1 регистрируется порядковый номер вкладыша или трудовой книжки (без подразделения);

Надо знать: при выдаче работнику вкладыша трудовой книжки запись делается двумя строчками, с отдельным указанием каждого документа. Если у принятого работника уже вшит вкладыш в трудовую книжку, то в журнал записывается только первоначальный документ.

• в колонках со 2 по 4 арабскими цифрами записывается дата (число/месяц/год) трудоустройства гражданина, фигурирующая в приказе о назначении;
• колонка 5 – фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки/вкладыша, без сокращений;
• столбец 6 – серийный номер документа (вкладыша или трудовой книжки). Для формуляров, изданных в 1938-1973 годах, нумерации книжек не предусмотрено, в графе проставляется прочерк. В документах, выпущенных с 1974 года, и в самых «свежих» – 2003 года указываются двузначная буквенная серия (АТ, ТК или ВК) и семизначный номер;
• столбец 7 – трудовая функция принятого сотрудника или его должность, закрепленная в штатном расписании;
• столбец 8 – название отдела или подразделения, куда принимается работник (по штатному расписанию);
• столбец 9 – календарная дата и регистрационный номер приказа о трудоустройстве;
• колонка 10 – подпись в принятии книжки/вкладыша, сделанная ответственным работником;
• графа 11 – отражается сумма, уплаченная принятым на работу гражданином, за предоставление ему бланка трудовой книжки/вкладыша;

Важно: организация может издать локальный акт, по которому взимание стоимости трудовой книжки со вновь оформляемых работников не взимается.

• колонки 12-13 заполняются при увольнении. В 12 графе проставляется число возврата трудовой книжки, а в 13 – бывший сотрудник обязан расписаться в получении документа.

ФАЙЛЫ
Скачать бланк книги учета трудовых книжек и вкладышей в них в .doc

В отдельных ситуациях в графах 12-13 содержится информация о том, когда бывшему работнику почтовой связью отправляется заказное уведомление о необходимости получения трудового документа. Это происходит, если уволившийся сотрудник не выказывает желания забирать свою трудовую книжку, или не может это сделать по иным основаниям.

Если после почтового приглашения гражданин отказался от личного получения трудовой книжки, формуляр отправляется ему по почте.

Если в журнале допущена ошибка

Процедура заполнения журнала учета трудовых книжек не отличается сложностью, но не исключает возможность описки или ошибки при внесении данных. Исправить неточность целесообразно одним из двух методов:

• перечеркнуть неверную строку и, при наличии свободного места, написать правильные сведения. Тут же делается отметка о должности и фамилии работника, вносившего изменения, которая заверяется его подписью;
• оставить ошибочную строчку, а под ней внести пометку, что предыдущая запись считается недействительной. Тут же прописывается верная информация.

Журнал учета трудовых формуляров ведется весь период существования юридического лица. Если все листы, присутствующие в книге, заполнены, необходимо оформить завершение журнала:

• на первой (лицевой) странице указываются даты начала/окончания указанной книги, заверяются росписью ответственного лица;
• полностью заполненный журнал подлежит передаче на архивное хранение, где он должен находиться 75 лет.

Если в кадровом делопроизводстве используется неунифицированная форма книги учета трудовых книжек/вкладышей, и ее содержание не приведено в соответствие нормативным требованиям, следует закончить используемый журнал и приступить к ведению нового регистра.

Как изменения вносятся в книгу учета движения трудовых книжек в 2023 году

Основные правила внесения исправлений в книгу учета движения трудовых книжек в 2023 году являются важной темой для всех, кто занимается кадровым делопроизводством. Правильное внесение изменений позволяет обеспечить точность и достоверность данных в учетных документах.

Перед внесением любых изменений в книгу учета движения трудовых книжек, необходимо ознакомиться с основными правилами данного процесса. Правильное заполнение исправлений поможет избежать ошибок и недоразумений при последующей обработке и анализе информации.

Основной принцип внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек заключается в том, чтобы создать отчетность, которая отражает текущее положение вещей и учитывает все изменения, произошедшие в организации.

Процесс внесения исправлений в книгу учета движения трудовых книжек в 2023 году подразумевает следующие шаги: определение необходимости исправления, указание причины изменения, внесение исправлений в соответствующие разделы книги учета, заверение изменений подписью руководителя.

Как изменить книгу учета движения трудовых книжек в 2023 году

В 2023 году для внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек действуют определенные правила. Основным правилом является необходимость точного и правильного заполнения каждой страницы книги. Для этого важно следовать определенным инструкциям и требованиям, касающимся учета движения книжек работников.

Основным внесением изменений в книгу является регистрация и отражение всех движений трудовых книжек работников в учетной системе. Для этого необходимо заполнять соответствующие строки и столбцы таблицы с данными о работниках, дате начала и окончания работы, а также основаниях для записи.

При внесении изменений в книгу особое внимание следует уделить правильности оформления и оформлению изменений. Используйте характерные обозначения и сокращения, чтобы сделать запись компактной и понятной. Кроме того, не забудьте указать подпись и дату внесения изменений, чтобы обеспечить верность и достоверность данных.

В случае необходимости внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек в 2023 году, обратитесь к официальной инструкции или к компетентным специалистам, чтобы получить подробные указания по правилам внесения изменений и обеспечить точность и актуальность учета движения книг.

Важность актуализации книги учета движения трудовых книжек

Правила внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек являются важным аспектом поддержания актуальности этого документа. Книга учета движения трудовых книжек — это основной документ, в котором фиксируются все перемещения и изменения, связанные с трудовыми книжками сотрудников.

Актуализация книги учета движения трудовых книжек позволяет оперативно отслеживать все изменения, связанные с трудовыми книжками сотрудников. Это важно как для работодателей, которые должны быть в курсе текущего положения дел, так и для самих работников, которые могут проследить и контролировать все изменения, касающиеся их трудовых книжек.

Внесение изменений в книгу учета движения трудовых книжек должно осуществляться в соответствии с установленными правилами. Обычно внесение изменений производится путем добавления новых записей или корректировки существующих данных. Важно соблюдать четкую и последовательную структуру книги учета, чтобы не допустить ошибок или недостоверных данных.

Основной целью актуализации книги учета движения трудовых книжек является соблюдение прозрачности и достоверности информации о перемещениях трудовых книжек сотрудников.

Это помогает избежать возможных споров и конфликтов, связанных с неправильными записями или отсутствием актуальных данных.

Актуализация книги учета движения трудовых книжек является неотъемлемой частью работы с отчетностью и позволяет поддерживать актуальность и надежность этого важного документа.

Правила и сроки изменений в книге учета движения трудовых книжек

Для обеспечения правильного учета движения трудовых книжек в организации необходимо соблюдать определенные правила и сроки внесения изменений в книгу учета. Основным документом, регламентирующим эти процессы, является «Порядок ведения и внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек».

Согласно данным правилам, любые изменения, связанные с движением трудовых книжек, должны вноситься немедленно после возникновения соответствующих обстоятельств. Это может быть, например, принятие нового работника на работу, его увольнение или перевод на другую должность в организации.

Важно отметить, что все изменения, внесенные в книгу учета, должны быть надлежаще оформлены и подписаны руководителем или уполномоченным лицом организации. Кроме того, изменения следует отражать с использованием даты и номера соответствующего документа, подтверждающего факт изменения (например, трудового договора или приказа о переводе).

С учетом сроков и правил внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек можно оптимизировать процесс поддержания актуальной информации. Важно иметь в виду, что нерегулярные или задержанные изменения могут создать проблемы при проверке или анализе данных, а также вызвать недопустимые ошибки в документации.

В целом, соблюдение правил и сроков внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек является важным аспектом эффективного управления кадровыми процессами и поддержания достоверности информации.

Какие данные следует вносить при изменении книги учета движения трудовых книжек

Изменения в книге учета движения трудовых книжек играют важную роль в поддержании актуальности и достоверности информации. При внесении изменений необходимо соблюдать определенные правила.

Основным правилом для внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек является указание точных и достоверных данных. Каждое изменение должно быть аккуратно занесено в соответствующую строку книги с учетом последовательности событий. Изменения должны состоять из конкретных фактов, таких как даты приема на работу, увольнения или перевода, а также причины этих событий.

При внесении изменений в книгу учета движения трудовых книжек также следует указывать все необходимые данные для однозначной идентификации работника. Это может включать фамилию, имя, отчество, дату рождения, серию и номер трудовой книжки. При указании данных о работниках необходимо быть внимательным и не допускать ошибок или пропусков.

Внесение изменений в книгу учета движения трудовых книжек может производиться как вручную, так и с использованием электронных систем. В любом случае, важно следовать установленным процедурам и правилам. После внесения изменений необходимо проверить правильность и полноту информации, а также подписать и организацией, и работником, чтобы подтвердить достоверность данных.

Процесс исправления ошибок в книге учета движения трудовых книжек

Основные правила и процедуры внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек регулируются законодательством. Как только обнаруживается ошибка, необходимо незамедлительно приступить к ее исправлению. В первую очередь, требуется выделить и подтвердить ошибочное участие в книге учета движения трудовых книжек.

• Определение и документирование ошибки: при обнаружении ошибки в книге учета движения трудовых книжек необходимо подтвердить ее с помощью документов, таких как акты, протоколы, заявления или другие соответствующие документы.
• Выявление причин ошибки: для того чтобы избежать повторения ошибки в будущем, требуется провести анализ и определить причины возникновения ошибки. Это позволит предотвратить появление аналогичных недочетов и улучшить процессы учета движения трудовых книжек.
• Исправление ошибки: после подтверждения ошибки и выявления ее причин, необходимо приступить к внесению исправлений в книгу учета движения трудовых книжек. Исправления должны быть четкими, понятными и документированными.

Важно отметить, что процесс исправления ошибок в книге учета движения трудовых книжек требует строгого соблюдения правил и процедур. Все изменения должны быть документированы и оформлены в соответствии с требованиями законодательства и утвержденными формами. После внесения исправлений необходимо проверить правильность и полноту исправленной информации в книге учета движения трудовых книжек.

Санкции за неправильное внесение изменений в книгу учета движения трудовых книжек

Для правильного ведения книги учета движения трудовых книжек необходимо соблюдать определенные правила. В случае неправильного внесения изменений в книгу, могут быть применены санкции, которые можно разделить на основные и дополнительные.

Основные санкции предусматривают штрафы в размере определенной денежной суммы. Величина штрафа может зависеть от характера нарушения и повторности совершения. Также могут применяться административные наказания, такие как лишение учета, приостановление деятельности или отзыв разрешения на ведение учета трудовых книжек.

Дополнительные санкции могут быть назначены в случае повторных нарушений или при совершении особо тяжких нарушений. К ним относятся административное и уголовное преследование, возмещение причиненного ущерба, лишение свободы и т.д. В зависимости от характера нарушения и его последствий, дополнительные санкции могут быть назначены как индивидуально, так и в комбинации с основными.

Необходимость подтверждения изменений в книге учета движения трудовых книжек

Правила внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек являются основными при подтверждении данных, занесенных в нее, за каждый период времени. В связи с этим, необходимо следить за правильностью и актуальностью информации, содержащейся в книге, и вносить соответствующие изменения.

В процессе движения трудовых книжек могут возникать различные изменения, такие как изменение места работы, изменение должности, изменение персональных данных работника и другие. Для того чтобы эти изменения были законно зарегистрированы, необходимо их подтверждение в книге учета.

Основной целью подтверждения изменений в книге учета движения трудовых книжек является обеспечение достоверности и актуальности информации, но также это служит для защиты интересов как работников, так и работодателей. Подтверждение изменений позволяет иметь на руках официальные документы, подтверждающие выполнение всех юридических процедур и соответствие законодательству.

Для подтверждения изменений в книге учета движения трудовых книжек применяются различные методы, такие как официальные заявления от работников и работодателей, подписания о новом трудовом договоре или дополнительном соглашении, а также соответствующие записи в книге учета.

Как отслеживать изменения в книге учета движения трудовых книжек

Внесение изменений в книгу учета движения трудовых книжек

В 2023 году вступили в силу новые правила внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек. Основными изменениями стали возможность вносить исправления в электронном виде и установление четкого порядка оформления и подтверждения изменений.

Основные правила отслеживания изменений

Для отслеживания изменений в книге учета движения трудовых книжек необходимо периодически проверять ее наличие и актуальность данных. Для этого можно воспользоваться электронными сервисами, предоставляемыми организацией, ведущей учет движения трудовых книжек.

Особенности оформления изменений

При внесении изменений в книгу учета движения трудовых книжек необходимо следовать определенным правилам оформления. Изменения должны быть четко указаны, с указанием даты и причин. Также необходимо приложить документы, подтверждающие факт изменения.

Ведение журнала изменений

Для более наглядного отслеживания изменений в книге учета движения трудовых книжек можно вести специальный журнал, в котором будет отражаться информация о каждом внесенном исправлении. Это позволит легко отследить, когда и какие изменения были внесены в книгу.

Статистика по внесению изменений в книгу учета движения трудовых книжек в 2023 году

В 2023 году была проведена обширная работа по внесению изменений в книгу учета движения трудовых книжек. Основная цель этой работы заключалась в обновлении и улучшении системы учета и контроля движения трудовых книжек.

В процессе внесения изменений были определены основные направления и причины внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек. Ключевыми изменениями стали усиление мер по защите данных работников, совершенствование процедуры ведения книги учета, а также обновление правил внесения изменений.

Согласно проведенным исследованиям, внесение изменений в книгу учета движения трудовых книжек в 2023 году позволило снизить количество ошибок и проблем при ведении учета. В результате внесенных изменений была улучшена надежность и достоверность информации, а также повышена эффективность работы с книгой учета.

Для удобства пользователя внесенные изменения были сопровождены подробными инструкциями и рекомендациями по ведению книги учета движения трудовых книжек. Это позволило оперативно ориентироваться в новых правилах и производить внесения изменений без ошибок и задержек.

Как правильно вести трудовые книжки с 1 января 2023 года: обзор приказа Минтруда № 320н

Приказ Минтруда № 320н от 19 мая 2021 г. «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» вступил с 1 сентября 2021 года. В нем подробно описаны правила заполнения трудовых книжек, требования к учету и хранению.

https://www.youtube.com/watch?v=g_eiL0GfIkg\u0026pp=ygWwAdCa0L3QuNCz0LAg0KPRh9C10YLQsCDQlNCy0LjQttC10L3QuNGPINCi0YDRg9C00L7QstGL0YUg0JrQvdC40LbQtdC6INCX0LDQutC-0L3QvtC00LDRgtC10LvRjNC90YvQtSDQotGA0LXQsdC-0LLQsNC90LjRjyDQmCDQn9GA0LDQstC40LvQsCDQntGE0L7RgNC80LvQtdC90LjRjyDQkiAyMDIzINCT0L7QtNGD

Любая организация, которая нанимает работников, обязана вести трудовые книжки: либо бумажные, либо электронные.

Запись о приеме на работу в бумажную трудовую книжку должна быть обязательно внесена, если работник проработал более пяти дней, и эта работа является для него основной.

Дистанционные работники, которые хотят, чтобы в их бумажную трудовую была внесена запись о работе, должны предоставить книжку работодателю. Ее можно отправить в организацию по почте заказным письмом.

Требования к записям в трудовой книжке

Записи в трудовую книжку нужно вносить аккуратно, световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен».

По новым правилам, которые действуют с 1 сентября 2021 года, записи могут быть полностью или частично внесены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати). То есть, разрешено использовать штампы.

Порядковый номер записи и дату нужно писать арабскими цифрами. Число и месяц – двузначными цифрами. Год — четырехзначными).

Как заполнять в трудовой книжке сведения о работнике

Сведения о работнике собраны на титульном листе трудовой книжке. Это:

• Фамилия, Имя, Отчество;
• Дата рождения;
• Образование;
• Профессия, специальность

Все сведения нужно вносить на основании документов: паспорта, свидетельства о рождении.

Как сделать запись в трудовой о смене фамилии

Если работник меняет фамилию, для внесения правки в трудовую книжку нужен документ:

• либо свидетельство о регистрации брака,
• либо свидетельство о расторжении брака, 
• либо свидетельство о перемене имени.

Запись о смене фамилии вносится по следующим правилам. Прежние данные – фамилию имя, отчество, дату рождения – нужно зачеркнуть. Рядом вписать новые данные.

На внутренней стороне обложки нужно записать реквизиты документа, который был основанием для записи о смене фамилии: номер, дату и орган, выдавший документ.

Все это заверяется подписью руководителя и печатью организации.

Как внести в трудовую книжку сведения об образовании, профессии

Данные об образовании и профессии размещена на титульной странице трудовой книжке.

Новые данные об образовании, профессии или специальности вносят в дополнение к ранее внесенным. Зачеркивать изначальные записи не нужно. Новые нужно вписать как бы в продолжении прежних, через запятую после них.

Сведения о взысканиях

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, кроме дисциплинарного взыскания, которое стало причиной увольнения.

Как вносить в трудовую книжку сведения о работе

• Все записи о работе, переводе, квалификации, награждениях вносят в трудовую книжку на приказа, распоряжения или иного решения работодателя.
• Все записи, кроме записи об увольнении, вносятся не позднее 5 рабочих дней со дня подписания распорядительного документа руководителем компании,
• Запись об увольнении нужно внести в трудовую книжку в день увольнения в точном соответствии с причиной указанной в приказе.
• В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка нужно вписать полное наименование организации и сокращенное (при его наличии).
• Ниже под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер записи.
• В графе 2 указывается дата приема на работу.
• В графе 3 делается запись о том, в какое структурное подразделение принят работник с указанием наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации.
• В графу 4 заносятся дата и номер приказа или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

Запись в трудовой книжке о переводе

Если временный перевод станет постоянным, в трудовую книжку вносится следующая запись:

• в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи,
• в графе 2 ставится дата фактичного начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом,
• в графе 3 – наименование структурного подразделения, наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации,
• в графе 4 – дата и номер приказа или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе.

Запись в трудовой книжке по совместительству

По желанию работника в его трудовую книжку может быть внесены запись о работе по совместительству. Такая запись делается на основном месте работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

https://www.youtube.com/watch?v=g_eiL0GfIkg\u0026pp=YAHIAQE%3D

Если работник оказался безработным, запись о его прежней работе по совместительству может сделать непосредственно бывший работодатель.

Записи работе по совместительству, переводе и увольнении могут вноситься в хронологическом порядке или блоками (одновременно о приеме и увольнении).

Исправления трудовой книжке

В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных записей не допускается. Даже, если они были неправильными или признаны недействительными.

Запись в трудовой в связи со сменой названия организации

Если за время работы меняется наименование организации, запись этом нужно внести отдельной строкой.

В графе 3 раздела «Сведения о работе». Запись должна выглядеть так: «Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)».

В графе 4 проставляется основание переименования: приказ, его дата и номер.

Как делается запись об увольнении в трудовой книжке

Запись об увольнении нужно внести в трудовую книжку в день увольнения в точном соответствии с причиной указанной в приказе и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи Трудового кодекса РФ  или иного федерального закона.

Причина увольнения (прекращения трудового договора) вносится в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ:

• в графе 1 ставится порядковый номер записи;
• в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
• в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора);
• в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Датой увольнения считается последний день работы, если иное не установлено трудовым договором или соглашением сторон.

Увольнение по инициативе работника

При прекращении трудового договора по инициативе работника по статье  77 ТК РФ, кроме увольнения по в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на пункт части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ.

При расторжении трудового договора по инициативе работника по основаниям, связанным с предоставлением определенных льгот, запись об увольнении вносится с указанием этих оснований.

Увольнение по инициативе работодателя

Если работника увольняют по инициативе работодателя (пункт 4 статьи 77 ТК РФ) в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на подпункт, пункт части первой статьи 81 Трудового кодекса РФ.

Увольнение не зависит от воли сторон

Если трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункт 10 статьи 77 ТК РФ), в трудовую книжку вносится запись со ссылкой на пункт части первой статьи 83 Трудового кодекса РФ.

Перевод

Если работника увольняют в связи с переводом на другую постоянную работу в другую организацию в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия, и наименование организации или ИП, куда переводится работник.

На новом месте работы в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись о приеме, с указанием того, что работник принят в порядке перевода.

Увольнение в связи с переходом на выборную должность

При увольнении в связи с переходом работника на выборную должность к другому в другую организацию) трудовой книжке делается запись: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

На новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.

Увольнение осужденного

При прекращении трудового договора с осужденным по приговору суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

Если работник был осужден незаконно, все записи признаются недействительными. Работник вправе получить дубликат трудовой.

Как вести раздел «Сведения о награждении» трудовой книжки

1. В трудовую книжку вносятся сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:
2. а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий;
3. б) о награждении наградами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, наградами федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов (в отношении членов профсоюзов);
4. в) о награждении почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, производимом работодателями;
5. г) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.
6. Сведений о награждении носятся в следующем порядке:

• в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии);
• ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника);
• в графе 2 указывается дата награждения;
• в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой;
• в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

Как оформить дубликат трудовой книжки

• Работники, потерявший трудовую книжку, обязан немедленно сообщить об этом своему работодателю и написать заявление о выдаче дубликата.
• Работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления.
• В дубликат вносятся следующие сведения:
• а) фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения работника;
• б) образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);
• в) сведения о работнике, указываемые на титульном листе трудовой книжки, заполняются следующим образом:

• фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами,
• дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• запись об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только на основании документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома);
• профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов;

1. г) после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений;
2. д) титульный лист трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации;
3. е) сведения об общем стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном документально;
4. ж) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
5. Если ранее в трудовой книжке были записи, признанные в последствии недействительными, в дубликат они могут не вносится.

Если произошла массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий, стаж работников устанавливает комиссия, создаваемая органами исполнительной власти. В состав комиссии включают представителя работодателя, профсоюза или иных представительных органов и заинтересованных организаций.

• По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.
• Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.
• Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.
• В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана).

При выдаче дубликата в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

Вкладыш в трудовую книжку

Если в трудовой книжке заполнены все страницы, книжка дополняется вкладышем.

https://www.youtube.com/watch?v=M2koRyMgSzg\u0026pp=ygWwAdCa0L3QuNCz0LAg0KPRh9C10YLQsCDQlNCy0LjQttC10L3QuNGPINCi0YDRg9C00L7QstGL0YUg0JrQvdC40LbQtdC6INCX0LDQutC-0L3QvtC00LDRgtC10LvRjNC90YvQtSDQotGA0LXQsdC-0LLQsNC90LjRjyDQmCDQn9GA0LDQstC40LvQsCDQntGE0L7RgNC80LvQtdC90LjRjyDQkiAyMDIzINCT0L7QtNGD

При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

Выдача трудовой книжки работнику

Выдать работнику его трудовую книжку можно только на основании письменного заявления.

Книжку нужно выдать не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником заявления. Никаких записей в трудовую книжку в этом случае не вносится.

Переход на электронную трудовую

Если работник перешел на электронную трудовую, бумажная ему выдается на руки с соответствующей записью:

• в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи,
• в графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки,
• в графе 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»,
• в графе 4 указывается заявление работника, с указанием даты и номера его регистрации.

При увольнении

При увольнении работника трудовая книжка должна быть выдана в день увольнения (последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении.

Если невозможно выдать трудовую на руки в день увольнения работнику нужно направить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Отправить трудовую почтой можно только с письменного согласия по адресу, указанному в заявлении..

1. Со дня направления работнику уведомления о необходимости получить трудовую работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
2. В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки члену семьи работника.
3. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками хранятся у работодателя до востребования.

Учет и хранение трудовых книжек

В организации необходимо вести:

1. учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
2. учет трудовых книжек и вкладышей в них.

• Книги (журналы) по учету бланков, вкладышей и движении трудовых книжек можно разработать самостоятельно.
• В книге (журнале) по учету фиксируются сведения о поступлении и выдаче бланков трудовой книжки и вкладышей.
• Книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и печатью.
• Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся как документы строгой отчетности и выдаются по заявке ответственно за кадровые документы.
• Испорченные при заполнении бланки и вкладыши нужно уничтожить по акту.

Нужен ли журнал учета выдачи трудовых книжек при оформлении трудовой книжки в электронном виде?

Вопрос

При ведении трудовой книжки сведения вносились в журнал учета выдачи трудовых книжек. При оформлении трудовой книжки в электронном виде ведение такого журнала не требуется?

При ведении электронной трудовой книжки1 оформление каких-либо журналов учета движения трудовых книжек не требуется.

С 01.01.2020 работодатели начали внедрять электронный формат ведения трудовых книжек.

Так работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника и представляет ее в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ).

В течение 2020 года каждый работник должен был принять решение и подать работодателю заявление о продолжении ведения последним трудовой книжки в привычном бумажном формате или о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Если сотрудник не подал ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в бумажном формате (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»2).

За работником, который воспользовался своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве в другие организации (ч. 4 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ). На сотрудников, которые впервые поступают на работу после 31.12.2020, трудовые книжки не оформляются.

Вся информация об их трудовой деятельности ведется в электронном виде (ч. 8 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ).

Вместе с тем не предусмотрены какие-либо дополнительные журналы или книги учета для сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Таким образом, в отношении сотрудников, которые изъявили желание оставить бумажные трудовые книжки или не подали никакого заявления, кадровики продолжают вносить сведения в книгу учета движения трудовых книжек.

Это касается и ситуации, когда работодатель выдает подчиненному трудовую книжку после того, как получил от него заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ч. 3 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ, письмо Минтруда РФ от 12.02.2020 № 14-2/В-150).

Приведем пример формулировки внесения сведений в книгу учета движения трудовых книжек.

В графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учета движения трудовых книжек делается запись «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439‑ФЗ)». А также работник расписывается в получении трудовой книжки.

Что касается работников, которые перешли на электронные трудовые книжки, а также впервые трудоустраивающихся после 30.12.2020, никакие дополнительные записи в книгу учета движения трудовых книжек не вносятся.

Когда все записи в книге учета движения трудовых книжек будут завершены, все учтенные в ней бумажные трудовые книжки и вкладыши в них выданы работникам, процедура их дальнейшего учета и хранения подлежит прекращению, а книга передается в архив.

Обращаем внимание, что с 01.09.2021 года вступил в силу новый порядок ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 № 320н3.

Работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков бумажной трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения бумажных трудовых книжек. Это правило касается тех случаев, когда возникает необходимость начать ведение новой книги по учету движения трудовых книжек.

Действующие книги работодатель вправе вести до их окончания (п. 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).