При увольнении важно оформить и выдать работнику определенный перечень документов. Одни из них – обязательны по закону, другие – выдаются по просьбе сотрудника. Некоторые документы при увольнении с 2023 года отменены либо – получили другое название и форму.
Узнаем, какие документы, по какой форме и в каком порядке теперь выдавать работникам.
| Какие отчеты в 2023 году нужно сдать по старым формам и с какого момента заполнять новые, подскажет наш мини – курс. |
Обязательные документы, выдаваемые при увольнении
В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности по последнему месту работы, а также – произвести с ним окончательный расчет (ст. 66.1, 84.1, 136, 140 ТК РФ, ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Следовательно, первоочередные документы, выдаваемые при увольнении, – прежние. Это: трудовая книжка (при ее ведении) либо справка по форме СТД-Р (если сведения о трудовой деятельности ведут исключительно электронно) и расчетный лист.
Перечень случаев, при которых работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или предоставление сведений о трудовой деятельности, скачайте здесь
 |
Важно! Днем прекращения трудового договора является последний день работы. Исключение: случаи, когда сотрудник фактически не трудился, но за ним по закону сохранялось место работы (должность). |
 |
Обратите внимание! СТД-Р можно выдать в бумажной форме или в виде электронного документа, подписанного УКЭП. Выбрать способ работник вправе в заявлении. |
Законом предусмотрена выдача и других обязательных документов работнику при увольнении. К примеру, это медицинская книжка (при наличии), заверенная выписка из раздела 3 РСВ (расчета по страховым взносам) и самое главное – новые формы, пришедшие на смену СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М, ДСВ-3. Кроме того, нужно учесть, что формы СТД-Р и РСВ к 2023 году – обновлены.
Документы при увольнении 2023: новые формы
1 января 2023 года создан новый Социальный фонд России. Реорганизация ПФР и ФСС России повлекла оптимизацию форм отчетности. Рассмотрим, какие формы обновили, заменили и упразднили к 2023 году.
СТД-Р. СТД-Р оформляют и выдают по обновленной форме (Приказ Минтруда от 10.11.2022 № 713н). К примеру, в ней изменено название фонда и реквизиты нового приказа Минтруда России, который ее утвердил. Кроме того, есть и важное нововведение – другой формат кода выполняемой функции. Нужно будет указывать код по ОКЗ, который заменит код по профстандарту.
Также учтите для графы «Сведения о приеме, переводе, увольнении» мероприятия в связи с мобилизацией – «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ» и «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ».
Подробно ознакомьтесь с новой СТД-Р здесь.
РСВ (раздел 3). Поскольку изменился порядок расчета и уплаты страховых взносов, скорректирована и сама форма (Приложение 1 к Приказу ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@).
Для выдачи документов при увольнении работодателю важен раздел 3. Главным образом в нем обновлены наименование и порядок заполнения подраздела 3.2.1.
(взносы не на ОПС, а по единому тарифу), строк 150 и 170 (например, в зависимости от указанного кода категории в строке 130).
Скачайте обновленный бланк РСВ здесь.
Отмена и частичная замена СЗВ-М. Форма СЗВ-М с 2023 года отменена. Ее частично заменила выписка из отчета «Персонифицированных сведений о физических лицах» (Приложение № 2 к Приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@
Список документов для выдачи уволенному сотруднику в 2023 году
Переходите в наш телеграм-канал, чтобы установить!
Скачать
В день увольнения работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку, если ее продолжают вести, или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, заверенные выписки, в том числе из сведений о страховом стаже, и раздела 3 расчета по страховым взносам.
Трудовая книжка или СТД-Р
Основной документ каждого работника — его трудовая книжка. Она может быть классической бумажной или электронной.
В бумажной книжке следует сделать запись об увольнении и выдать ее в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ).
Если же сотрудник прежде написал заявление об отказе от бумажной трудовой или начал свой трудовой путь после 1 января 2022 года, ему нужно предоставить сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ).
Они выдаются в виде справки СТД-Р, утвержденной приказом Минтруда РФ от 10.11.2022 № 713н.
Выдать СТД-Р при увольнении можно либо на бумаге, либо в виде электронного документа, подписанного КЭП работодателя.
Важно! Закон обязывает работодателя формировать СТД-Р только для сотрудников, у которых нет бумажной трудовой. Но эту справку вправе запросить и тот, у кого она имеется. В этом случае компания может пойти навстречу и сделать СТД-Р, но обязанности такой у нее нет (письмо Минтруда от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465).
Расчетный листок
В последний день работы в компании сотрудник должен получить все причитающиеся ему деньги (ст. 140 ТК РФ). Как правило, это часть зарплаты до дня увольнения и компенсация за неиспользованный период отпуска. Но могут быть дополнительные суммы, например, выплаты по больничному или выходное пособие при сокращении.
Каждая выплата сопровождается письменным оповещением работника (ст. 136 ТК РФ). Для этого оформляется расчетный листок. Его необходимо включить в комплект документов и при увольнении.
Обязательная форма расчетного листка не утверждена — компании разрабатывают ее сами.
Расчетный листок можно оформить на бумаге или передать в электронном виде, но есть нюанс. Прежде Минтруд не возражал против того, чтоб документ направлялся на email работника. Однако вышло письмо от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296, из которого следует, что такой способ не соответствует требованиям трудового законодательства.
Поэтому если компания перешла на электронный кадровый документооборот, то можно без опаски слать электронный расчетный листок. Если же КЭДО не применяется, в случае направления расчетных листков на email есть риск возникновения спора.
Выписка из ЕФС-1
Согласно положениям п. 12 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, в день увольнения застрахованному лицу нужно передать данные, предусмотренные п. 2 той же статьи. Это информация о застрахованном лице, сведения и документы о страховом стаже и его особенностях.
До 2023 года часть этой информации содержалась в формах СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3. Теперь они отменены, а сведения, которые в них включались, подаются в новый Социальный фонд в подразделах 1.1, 1.2, 2 и 3 Раздела 1 отчета ЕФС-1. Причем заполняется форма с такими особенностями:
- Подраздел 1.1 — на всех работников, в отношении которых были кадровые события;
- Подраздел 1.2, Подраздел 2 — только на тех, у кого есть право на досрочную пенсию;
- Подраздел 3 — на тех, за кого страхователь платит дополнительные взносы.
При увольнении сотруднику нужно сделать выписку из ЕФС-1 — это следует из письма СФР от 06.03.2023 № 19-20/33754. Но есть письмо Минтруда от 10.04.
2023 № 14-6/ООГ-2661, где прямо сказано, что выписка из ЕФС-1 при увольнении не требуется.
Специалисты ведомства аргументируют тем, что информация о трудовой деятельности работника содержится в трудовой книжке или справке СТД-Р, и дублировать ее не нужно.
Скорее всего, в Минтруде имели в виду, что не нужна выписка из Подраздела 1.1 (бывший отчет СЗВ-ТД). Действительно, эта информация есть в трудовой книжке или СТД-Р.
А вот данных о дополнительных страховых взносах и о документах, подтверждающих право работника на досрочную пенсию, в трудовой книжке нет. Но обязанность страхователя предоставить эти сведения застрахованному лицу в день увольнения никто не отменял.
Именно такая информация и будет содержаться в выписке из подразделов 1.2, 2 и 3 Раздела 1 ЕФС-1.
Чтобы не рисковать и не давать повода для споров, следует все же сделать выписку из ЕФС-1 при увольнении сотрудника. Тем более Минтруд этого не запрещает, а говорит лишь о том, что она не требуется.
Не забудьте подать в СФР Подраздел 1.1 отчета ЕФС-1 на уволенного сотрудника! Это нужно сделать не позже следующего рабочего дня.
Порядок заполнения отчета мы разобрали в статье «Сведения о трудовой деятельности в ЕФС‑1: порядок заполнения и сдачи».
Выписка из Раздела 3 РСВ
Раздел 3 Расчета по страховым взносам содержит информацию о застрахованном лице и выплатах ему, в том числе подлежащих обложению взносами. Эти данные должны быть предоставлены увольняющемуся работнику согласно п. 8 ст. 11 закона № 27-ФЗ.
Актуальная форма РСВ содержится в Приложении 1 к приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Выписку заполняют на увольняющегося человека за период с начала квартала по дату прекращения работы.
Выписка из отчета Персонифицированные сведения
Еще один новый отчет 2023 года — Персонифицированные сведения о физических лицах (Приложение 2 к приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@). В нем содержатся личные данные человека и информация о произведенных ему выплатах.
Отчет заменил отмененную СЗВ-М, которая входила в комплект документов при увольнении. Так что на покидающего компанию сотрудника вместо СЗВ-М теперь нужно сделать выписку из Персонифицированных сведений. Период выписки — текущий месяц.
Ранее предоставленные работником документы
Если отдел кадров хранит копии документов сотрудника, например, диплома, СНИЛС или военного билета, при увольнении их необходимо вернуть. Иначе потом их придется уничтожать.
Важно знать, что и в период работы человека держать у себя его документы можно только при наличии его письменного согласия. Если такого согласия нет, а документы (или их копии) в компании хранятся, то она нарушает закон о персональных данных. Это подтверждают ответы представителей Роструда на портале онлайнинспекция.рф.
Что же касается ранее предоставленных сотрудником в отдел кадров справок, то их оригиналы работодатель возвращать не обязан. Вместе с тем у увольняющегося есть право запросить любые документы, связанные с работой. И если такой запрос поступит, эти справки придется выдать.
Если вы пользователь Экстерна, то возможности тарифа уже входят в вашу поставку
Узнать больше
Прочие документы работодатель не обязан выдавать сотруднику, если тот не напишет заявление.
Копия приказа об увольнении
Сотрудник должен подтвердить, что прочитал приказ об увольнении, и поставить свою подпись. Он также вправе запросить заверенную копию этого приказа. Она может пригодиться ему, например, на случай споров с бывшим работодателем.
Если такой запрос поступил, сотруднику нужно выдать заверенную копию приказа об увольнении (ст. 84.1 ТК РФ).
Справка о доходах
Раньше работодатели при увольнении работников делали им справку 2-НДФЛ, но она давно отменена. Вместо нее выдается справка о доходах и суммах налога физического лица. Она содержится в Приложении № 4 к приказу ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.
Справка нужна работнику для предъявления в разные органы и организации для подтверждения его платежеспособности или права на вычеты.
Справка о зарплате 182н
Справка 182н — это устоявшееся название справки о сумме среднего заработка. Ее форма была утверждена приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н, отсюда и ее название. Эту справку предъявляли следующему работодателю для расчета пособий, в том числе больничного.
Теперь все данные передаются в СФР. Поэтому с начала 2023 года приказ № 182н был отменен. Получается, оформлять эту справку больше не нужно, даже если работник ее запросил? Нужно — говорят специалисты Роструда в ответах на вопросы работников.
Проблема в том, что взаимодействие между компаниями и СФР не всегда оперативно. Практика показала, что в действительности фонд зачастую не располагает данными, нужными для расчета пособий. В итоге человеку с высоким доходом начисляют больничный исходя из МРОТ.
Специалисты Роструда напоминают, что работник может подать запрос на выдачу любых документов, связанных с работой, в том числе справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах (ст. 62 ТК РФ). И работодатель обязан выдать ее в течение трех рабочих дней.
Другие документы, связанные с работой
Увольняющийся сотрудник может запросить и другие документы. Выдавать их или нет — зависит от того, связаны ли они с его работой. Если связаны и при этом содержат сведения только о нем, то выдать такие документы нужно. Например, нельзя отказать в выдаче трудового договора, приказа о приеме на работу или о переводе внутри компании.
Важно! Нельзя выдавать сотруднику документ, в котором есть персональные данные других людей. Нужно сделать выписку из него или копию, содержащую данные только того человека, который запросил документ.
А что насчет внутренних нормативных актов работодателя? Допустим, работник запросил Положение об оплате труда или Должностную инструкцию. Нужно ли их выдать? Нет, ведь это локальные документы, не относящиеся к нему персонально и не содержащие его данных.
И когда человек уволится, эти документы уже не будут иметь к нему никакого отношения.
Обязательные документы выдаются работнику в день увольнения, то есть в его последний трудовой день в компании. Прочие справки и приказы следует выдать не позднее трех рабочих дней с даты поступления от сотрудника запроса.
Выдачу документов желательно зафиксировать. Можно передать их по описи, составить акт приема-передачи или взять с работника расписку о том, что он все получил.
Бывает, что своевременно передать документы работнику невозможно. Например, он болеет или по какой-то причине отказывается их получать. В таком случае следует направить ему уведомление о необходимости забрать документы или согласиться с их пересылкой по почте (ст. 84.1 ТК РФ).
Задерживая выдачу документов, работодатель нарушает закон. Однако со дня отправки сотруднику уведомления компания освобождается от ответственности за такое нарушение.
Если бумажной трудовой книжки у человека нет, то СТД-Р можно направить ему почтой.
Если работник не забрал документы своевременно, но явился за ними позже, с него следует взять письменное обращение. Сведения по форме СТД-Р он может запросить по email — если такой порядок принят в компании. Он также может выбрать способ получения документа — на бумаге или в электронном формате с КЭП компании, если она есть.
Если своевременно не выдать увольняющемуся документы, компанию могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП за нарушение трудового законодательства. Для ИП штраф составит 1-5 тыс. рублей, для организации — 30-50 тыс. рублей.
За задержку выдачи трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности по своей вине работодатель должен выплатить сотруднику не полученный им заработок (ст. 234 ТК РФ). Для этого человек может обратиться в суд и доказать, что отсутствие трудовой книжки помешало ему работать. А сам он прилагал усилия, чтобы получить ее обратно.
Если это удастся, то период между днем увольнения и выдачей трудовой будет признан судом вынужденным прогулом. Его нужно оплатить исходя из среднего заработка, рассчитанного по правилам ст. 139 ТК РФ.
Кроме того, бывший работник может потребовать от компании возмещения морального вреда, нанесенного ему задержкой документов.
- В 2023 году в день увольнения сотруднику нужно выдать трудовую книжку или СТД-Р, расчетный листок, выписки из РСВ, Персонифицированных сведений, ЕФС-1, а также его личные документы (включая копии), если они хранились в компании.
- По запросу работника в течение трех дней следует выдать ему документы, связанные с работой — справки, выписки, копии приказов и распоряжений. В том числе справку 182н, которая формально отменена, или ее аналог.
- Если сотрудника нет на работе в последний день, нужно направить ему уведомление о том, что необходимо получить документы. Иначе работодатель будет нести ответственность за задержку их выдачи.
- Нарушение этих правил может повлечь штраф. А иногда и выплату в пользу работника более крупных сумм в виде компенсации.
Документы, которые нужно выдать работнику при увольнении в 2023 году
Каждому увольняющемуся работнику выдается пакет документов: трудовая книжка, расчетный листок, справки о заработке и НДФЛ и т.д. В 2023 году больше половины документов, выдаваемых при увольнении изменены: либо переутверждены, либо вошли в состав единой отчетной формы ЕФС-1.
В 2023 году увольняющимся работникам нужно выдать такой же «большой» пакет документов, как и раньше, но по новым формам. Форму 182н теперь выдавать не нужно, ее отменили.
А, справку о заработке и НДФЛ, которую все привычно называют 2-НДФЛ, нужно выдавать по запросу работника. Она и раньше не входила в список обязательных документов, но все бухгалтеры старались ее выдать.
В 2023 году если работники не просят 2-НДФЛ, справку можно не выдавать. При необходимости все ее могут получить на сайте ФНС через свои личные кабинеты.
Список документов, которые нужно выдать работнику при увольнении
Другие документы, среди которых Справка о доходах физического лица (ранее форма 2-НДФЛ), копии приказа о приеме на работу и увольнении и т.п., нужно выдать, только в то случае, если работник напишет заявление с просьбой получить эти документы.
Какие документы выдавать при увольнении в 2023 году: сравнительная таблица с ми
| Какие документы выдавали в 2022 году | Какие документы выдавать в 2023 году | Документ, которым утверждена форма 2023 года | Что изменилось |
| Обязательно | |||
| Бумажная трудовая книжка тем, кто сохранил бумажный вариант | Бумажная трудовая книжка работникам, которые сохраняют бумажные вариант книжки | По имеющейся форме (по факту). | Без изменений |
| Форма СТД-Р тем, что перешел на электронный формат трудовой | Форма СТД-Р тем, что перешел на электронный формат трудовой | Утверждена в Приложении № 1 к приказу Минтруда от 10 ноября 2022 г. № 713н | Без изменений |
| Выписка из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» (год) | Выписка из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» (год) | Утверждена приказом ФНС от 29 сентября 2022 г. № ЕД-7-11/878@ | С 2023 года применяется новая форма. |
| Выписка из СЗВ-СТАЖ (год) | Выписка из ЕФС-1.Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1. | ЕФС-1 утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 31 октября 2022 г. № 245п. | Форма СЗВ-СТАЖ была отдельной, с 2023 года вошла в единую форму ЕФС-1. По сути, не изменилась. |
| Выписка из СЗВ-М (последний месяц) | Выписка из персонифицированных сведений о физлицах | Утверждена Приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ в приложении № 2. | Форма утверждена заново. |
| Оригиналы документов, если они были сданы в кадровую службу | Оригиналы документов, если они были сданы в кадровую службу | Разные. | Без изменений |
| Расчетный листок | Расчетный листок за последний месяц (или отработанные период месяца) | По форме, утвержденной и применяемой в компании. | Без изменений |
| Справка о заработке за 2 года по форме 182н | Отменена с 2023 года. Рекомендуем выдавать.Соцфонд разрешает начислять пособия в 2023 году по данным Справки 182нОтмененную справку 182н лучше выдавать при увольнении | ||
| Справка о доходах физического лица (ранее форма 2-НДФЛ), с 2022 года вошла в состав 6-НДФЛ)Примеч. См. раздел по запросу работника. | Выдается по запросу | ||
| По запросу работника | |||
| Справка о доходах работника и НДФЛ по форме приложения 1 к расчету 6-НДФЛ (бывшая 2-НДФЛ) | Утверждена в составе 6-НДФЛ Приказом ФНС России от 29 сентября 2022 г. № ЕД-7-11/881@ | Выдавалась обязательно. | |
| Справка о среднем заработке для службы занятости | Справка о среднем заработке для службы занятости | Форму справки утверждают региональные центры занятости. Для Москвы: Приложение 1 к приказу ДТСЗН города Москвы от 24 декабря 2018 года № 1721 | Без изменений |
| Приказы о приеме, увольнении, награждении, переводах | Приказы о приеме, увольнении, награждении, переводах | По формам, применяемым в организации | Без изменений |
| Дополнительно | |||
| Выписка из формы ДСВ-3 за квартал увольнения, перечисляли взносы на накопительную часть пенсии. | Выписка из ЕФС-1.Подраздел 3 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя» | ЕФС-1 утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 31 октября 2022 г. № 245п. | Форма ДСВ-3 вошла состав единой отчетной формы ЕФС-1, которая сдается в Соцфонд России |
Документы, которые выдаются работнику при увольнении
Трудовая книжка или Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р
Трудовую книжку нужно выдать работнику на руки «под роспись» в последний день работы.
https://www.youtube.com/watch?v=8ZicM6hS1h8\u0026pp=ygWIAdCa0L7Qs9C00LAg0KDQsNCx0L7RgtC-0LTQsNGC0LXQu9GMINCe0LHRj9C30LDQvSDQktGL0LTQsNGC0Ywg0KLRgNGD0LTQvtCy0YPRjiDQmtC90LjQttC60YMg0J_RgNC4INCj0LLRgNC70YzQvdC10L3QuNC4INCSIDIwMjMg0JPQvtC00YM%3D
Если работник уходит в отпуск с последующим увольнением книжку выдают в последний рабочий день перед отпуском.
Если работник отказался от печатного варианта трудовой книжки и перешел на электронный формат, ему выдают Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Действующая в 2023 году форма утверждена приказом Минтруда от 10 ноября 2022 г. № 713н в Приложении № 1.
Обычно трудовую книжки выдают на руки. Но работник может написать заявление и подучить ее по почте в бумажном формате или по электронной почте – по форме СТД (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).
Как вносить записи в трудовую книжку
Выписка из Раздела 3 формы Расчета по страховым взносам (РСВ)
С 1 января 2023 года ответ по форме РСВ изменен в связи с объединением ПФР и ФСС в единый Соцфонд. Форма утверждена приказом ФНС от 29 сентября 2022 г. № ЕД-7-11/878@
- Выдавать выписку нужно не только уволившимся сотрудникам компании, и работникам, с которыми расторгли договор гражданско-правового характера на выполнение работ и оказание услуг.
- Новая форма РСВ и новый ежемесячный отчет с 2023 года
- Расчет по страховым взносам (РСВ) с 2023 года: изменения и комментарии
Выписка из формы ЕФС-1
С 2023 года формы СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 вошли в состав единой отчетной формы ЕФС-1, которую сдают в Соцфонд. Она утверждена утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 31 октября 2022 г. № 245п.
Увольняющему работнику нужно сделать выписку из подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию». Этот подраздел заменяет бывшую форму СЗВ-СТАЖ.
Обратите внимание, с 2023 года выписку из ЕФС-1 нужно выдавать не только работникам, которые работали по трудовым договорам, но и тем, с кем расторгнут гражданско-правовой договор.
Утверждена форма ЕФС-1: что включает, когда сдавать
Выписка из отчета «Персонифицированные сведения о физлицах
Отчет Персонифицированные сведения о физлицах заменил ранее действующую СЗВ-М. В нем указывают персональные данные работников и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу.
Форма утверждена Приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ в приложении № 2.
Персонифицированные сведения о физических лицах – новый отчет с января 2023 года
Пример заполнения отчета «Персонифицированные сведения о физических лицах»
Расчетный листок
Расчетный листок должен выдаваться работнику при каждой выплате заработной платы, в том числе и при увольнении с учетом сумм, выплаченных увольняющемуся.
Кроме того, работнику нужно вернуть оригиналы документов, если он какие-либо сдавал при приеме на работу. Это могут справки об отсутствии судимости, медсправки, медкнижка, диплом и т.п.
Выписка из ЕФС-1 подраздел 3
Это бывшая ДСВ-3, которая с 2023 года вошла в состав ЕФС-1, как Подраздел 3 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя». ЕФС-1 утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 31 октября 2022 г. № 245п.
Выписку выдают компании, которые платят за работника дополнительные взносы на накопительную пенсию.
Выписку нужно сделать за квартал увольнения, с указанием в нем перечисленных взносов на накопительную часть пенсии.
Документы, которые выдаются работнику по заявлению
Если работнику нужны какие-либо документы кроме тех, которые он получил при увольнении в качестве обязательных, он вправе письменно запросить другие документы, связанные в работой. Выяснять у работника, зачем они ему нужны, не нужно. Это будет считаться нарушением ТК РФ.
Перечень документов, которые может запросить работников открытый. Это могут быть заверенные копии кадровых приказов о приеме и увольнении, переводах, повышении квалификации и т.п.
Выдать документы по запросу работника нужно в течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).
Справка 2-НДФЛ
Пунктом 3 статьи 230 НК РФ установлено, что справка о доходах и удержаниях из них выдается по требованию работника. Она больше не называется 2-НДФЛ, это просто справка о доходах и суммах налога физического лица. Справка вошла в состав формы 6-НДФЛ.
С 1 квартала 2023 г. Приказ ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@ введена новая форма 6-НДФЛ. Но приложение со справкой перенесено в новый приках без изменений.
https://www.youtube.com/watch?v=8ZicM6hS1h8\u0026pp=YAHIAQE%3D
Утверждена новая форма 6-НДФЛ с 2023 года. Что изменилось?
Справка о среднем заработке для службы занятости
Эта справка может понадобится работнику, который намерен зарегистрироваться в центре занятости. Единой формы справки нет. Каждый региональный ЦЗ утверждает свою формую. Для Москвы: Приложение 1 к приказу ДТСЗН города Москвы от 24 декабря 2018 года № 1721
Скачать бланк Справки
Скачать образец заполнения Справки
Какие документы выдать работнику при увольнении в 2023 году
Есть установленный перечень документов, которые вы должны выдать работнику при увольнении. Если этого не сделать, грозят существенные штрафы.
При этом с 2023 года значительно изменился состав и формы документов для увольняющихся. В первую очередь это связано с введением единого отчета ЕФС-1, обновлением РСВ, заменой СЗВ-М на перссведения. Какие документы, в какой срок и как выдавать, чтобы не нарваться на штрафы, — рассказали в статье.
С 2023 года существенно изменилась зарплатная и кадровая отчетность, в том числе те формы, которые выдавали сотрудникам при увольнении.
- Для отчета РСВ и справки СТД-Р — новые формы.
- Вместо СЗВ-М — персонифицированные сведения о физических лицах (перссведения).
- Отчеты СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3 отменены, вместо них теперь — специальные разделы единого отчета ЕФС-1.
- Формально с 2023 года отменили справку о сумме заработка для расчета пособий (форма № 182н).
Какие документы компании и ИП теперь должны выдавать своим сотрудникам в день увольнения — смотрите в таблице.
В СБИС процесс увольнения максимально упрощен. Если сведения нужно выдать в виде выписки, например, о стаже или из расчета по страховым взносам (РСВ), то это означает, что они выдаются только по конкретному работнику, а не по всем. То есть это будет часть соответствующего отчета, заполненная на одного сотрудника. В СБИС можно распечатать выписку с данными по одному сотруднику.
В документе на увольнение есть чек-лист: что не забыть сделать при увольнении сотрудника.
Прямо из чек-листа можно:
- сформировать кадровые документы;
- произвести расчеты с сотрудником;
- заполнить СТД-Р для сотрудника.
Чек-лист можно настроить под ваши потребности. Например, по дистанционным сотрудникам можно настроить пункты о выдаче бумажной трудовой книжки или получении согласия на ее отправку почтой.
Трудовую книжку с внесенной записью об увольнении выдавайте работникам, которые не перешли на электронную трудовую книжку (ЭТК).
С 2023 года введен новый бланк бумажной трудовой, но он понадобится только для восстановления утерянной или испорченной книжки. Увольняющемуся работнику вы выдаете ту книжку, которая хранится у вас.
О получении бумажной трудовой работник должен расписаться в журнале учета трудовых книжек. Название и форма этого документа утверждается работодателем, он обязателен для ведения.
Как заполнить
Порядок заполнения утвержден приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.
- В графе 1 проставьте номер записи — следующий по порядку.
- В графу 2 впишите дату увольнения.
- В графе 3 укажите причину увольнения. Формулировка должна соответствовать ТК РФ с указанием подпункта, пункта и статьи кодекса, без сокращений. Общие основания увольнения прописаны в статье 77 ТК РФ, основания увольнения по инициативе работодателя — в статье 81 ТК РФ.
- В графу 4 впишите реквизиты документа-основания. Обычно указывается номер и дата приказа об увольнении.
Запись об увольнении заверьте подписью директора или другого работника, ответственного за ведение трудовых книжек, например менеджера по персоналу или руководителя отдела кадров. Проставьте печать работодателя при наличии.
Сведения по форме СТД-Р
Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р выдайте тем работникам, на которых не ведете бумажные трудовые. К ним относятся совместители, а также основные работники, которые отказались от бумажных книжек или впервые устроились на работу начиная с 2021 года.
Вы не обязаны выдавать СТД-Р тем работникам, на которых ведете бумажные трудовые книжки (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ). Сведения о трудовой деятельности работник может получить и самостоятельно: через СФР, МФЦ или личный кабинет на «Госуслугах».
С 2023 года форма и порядок заполнения СТД-Р изменились:
- в тексте формы указан новый фонд СФР (вместо ПФР), а также новый приказ Минтруда об утверждении — от 10.11.2022 № 713н;
- код выполняемой функции в графе 5 теперь нужно прописывать в формате XXXX.X, а не XX.XXX-X-X. Если сотрудники были мобилизованы, в справке отразите новые кадровые мероприятия: приостановление и возобновление трудового договора.
Как заполнить
Форма и порядок заполнения утверждены приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н.
- В шапке укажите общие сведения о работнике и работодателе.
- В поле «Подано заявление о представлении сведений о трудовой деятельности» проставьте дату заявления работника об отказе от бумажной трудовой, если вы принимали такое заявление, а не другой работодатель.
- В табличной части отразите сведения обо всех кадровых мероприятиях, которые произошли у вас (аналогично бумажной трудовой): от приема работника к вам и до увольнения. При увольнении не нужно заполнять наименование трудовой функции в графе 4. В графе 5 укажите код трудовой функции из Общероссийского классификатора занятий (ОКЗ) № ОК 010-2014.
Если выдаете СТД-Р на бумаге, заверьте подписью директора или уполномоченного сотрудника, проставьте печать. Если направляете сведения в электронном виде — заверьте ЭЦП работодателя.
Сведения о стаже
До 2023 года в обязательном порядке увольняющимся выдавали сведения о стаже по форме СЗВ-СТАЖ за текущий год. С этого года форма СЗВ-СТАЖ отменена, вместо нее работодатели сдают подраздел 1.2 раздела 1 единого отчета ЕФС-1. Поэтому при увольнении выдайте работнику сведения о стаже по новой форме.
Работникам с правом на досрочную пенсию дополнительно выдайте подраздел 2 раздела 1 отчета ЕФС-1.
Сведения выдавайте в виде выписки — только по конкретному работнику, а не по всем.
Как заполнить
Форма и порядок заполнения утверждены постановлением правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п.
Титульный лист: заполните общие сведения о вашей организации или ИП. В соответствующих строках проставьте подпись директора или уполномоченного лица и печать. Если выдаете документ в электронном виде, заверьте ЭЦП работодателя.
Подраздел 1 раздела 1: заполните сведения о работнике.
Подраздел 1.2 раздела 1:
Оформление прекращения трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ)
Трудовое законодательство устанавливает общий порядок оформления прекращения трудового договора.
- Важно! Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя.
- С приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись.
- По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
- В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.
- Важно! В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку.
Днем прекращения трудового договора является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с законодательством сохранялось место работы (должность).
В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ (ТК РФ) и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ. При этом в трудовую книжку должны быть внесены записи о всех поощрениях работника.
- Важно! В случае обращения работника в суд в связи с увольнением и принятия судом решения об изменении основания и/или даты увольнения работника работодателю следует издать соответствующий приказ и внести соответствующую запись об этом в трудовую книжку работника.
Приказ, принимаемый работодателем во исполнение решения суда, должен либо отменить предыдущий приказ и установить новую дату (основание) увольнение, либо внести соответствующие изменения в предыдущий приказ. В качестве основания издания нового приказа следует сделать ссылку на решение суда.
- С приказом об отмене (изменении) первоначального приказа об увольнении работника нужно ознакомить под подпись, а если он откажется от подписи, необходимо составить соответствующий акт об этом.
- Запись в трудовую книжку об изменении даты и/или формулировки причины увольнения вносится в случае, если трудовая книжка на момент окончания разрешения трудового спора находится у работодателя или если работник, ранее получивший трудовую книжку при увольнении, предоставит ее работодателю для производства записи.
- В трудовой книжке необходимо сначала сделать запись о недействительности первоначальной записи об увольнении, а после этого произвести правильную запись, например: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая дата и/или формулировка причины)».
- При этом в качестве основания записей об изменении формулировки причины (даты) увольнения будет являться приказ работодателя или соответствующее решение суда.
- Кроме того, по письменному заявлению работника ему должен быть выдан дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.
- Важно! В день прекращения трудового договора или по письменному заявлению работника после прекращения трудового договора не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления работодатель обязан выдать работнику справку о заработке, предусмотренную Федеральным законом от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».
Прокурор разъясняет — Прокуратура Ямало-Ненецкого автономного округа
В какие сроки работодатель должен произвести с работником окончательный расчет и выдать трудовую книжку при увольнении?
На вопрос отвечает старший помощник прокурора Пуровского района Ольга Валуйских.
Ответ: Согласно ст.
140 Трудового кодекса Российской Федерации при прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника.
Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.
- В случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, работодатель обязан в указанный выше срок выплатить не оспариваемую им сумму.
- По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.
- В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.
Прямая ссылка на материал
Поделиться
На вопрос отвечает старший помощник прокурора Пуровского района Ольга Валуйских.
Ответ: Согласно ст.
140 Трудового кодекса Российской Федерации при прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника.
Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.
- В случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, работодатель обязан в указанный выше срок выплатить не оспариваемую им сумму.
- По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.
- В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.